Yapay zekâ telefon asistanı işletmenizde nasıl çalışır?
Versiyonbir Teknoloji
Bir klinik, bir servis atölyesi ya da bir mağaza düşünün: telefon en yoğun anda çalar. Hat meşgulse ya da mesai bittiyse çağrı cevapsız kalır ve arayan bir daha aramayabilir. Yapay zekâ telefon asistanı bu boşluğu doldurmak için kurulur: numaranıza gelen çağrıyı doğal bir sesle karşılar, soruyu anlar, yanıtlar ve bir insan gerektiğinde çağrıyı ekibinize aktarır.
Asistan bir çağrıda ne yapar
Müşteri aradığında asistan açılış cümlesiyle karşılar ve dinler. Soru çalışma saatleri, adres ya da bir hizmetin kapsamı gibi sık sorulan bir konuysa kendi bilgilerinizle yanıtlar. Konu randevu ya da rezervasyonsa takviminize bakar, uygun saati önerir ve kaydı takviminize ve CRM'inize işler. Sipariş durumu gibi bir soru için bağlı olduğu sistemdeki kayda bakar ve cevabı söyler.
Görüşme bittiğinde çağrının kaydı, kısa bir özeti ve bir kalite puanı hazırlanır. Böylece sabah geldiğinizde gece kimin ne için aradığını, neyin yanıtlandığını ve kimin geri aranması gerektiğini tek bakışta görebilirsiniz.
Neyi kendisi yanıtlar, neyi ekibinize bırakır
Asistan her şeyi bilmek için değil, emin olduğu konuları yanıtlayıp gerisini doğru kişiye ulaştırmak için kurulur. Hangi konuların asistanda kalacağını, hangi durumda çağrının hemen bir insana gideceğini kurulum öncesinde birlikte çizeriz: şikâyetler, fiyat pazarlığı ya da tıbbi bir soru gibi konular ekibinize aktarılır. Asistanı, emin olmadığı bir soruda tahmin yürütmek yerine çağrıyı belirlediğiniz kişiye aktaracak ya da geri arama notu alacak şekilde kurarız.
Kurulum nasıl ilerler
Dört adımda ilerleriz:
- Keşif görüşmesi. Gelen çağrıların konularını, en sık sorulan soruları ve bir insanın ne zaman devralması gerektiğini dinleriz.
- Süreç haritası. Karşılama cümlesini, asistanın yanıtlayacağı konuları, takvim kurallarını ve çağrıların aktarılacağı kişileri birlikte belirleriz.
- Kurulum ve entegrasyon. Asistanı hattınıza, takviminize ve CRM'inize bağlarız; yayına almadan önce deneme çağrılarıyla sınarız.
- İşletme ve iyileştirme. Görüşme özetlerini ve kalite puanlarını izler, yanıtları ve kuralları ihtiyacınıza göre güncelleriz.
Sizden neler gerekir
Asistanı, numaranızı değiştirmeden SIP (internet üzerinden telefon) destekleyen santralinize ya da operatör hattınıza bağlamayı hedefleriz. Randevular için takviminize, kayıtlar için kullandığınız CRM'e erişim isteriz; CRM'iniz yoksa basit bir panoyla başlar, ihtiyaç büyüdükçe bir CRM'e taşırız. Bir de sık sorulan sorularınızın ve fiyat listenizin güncel hâlini isteriz: asistanın bilgisi sizin bilginizdir.
Kayıtlar ve KVKK
Görüşme kayıtları ve özetler sizin hesabınızda ya da kendi sunucunuzda tutulabilir; nerede ve ne kadar süre saklanacağına birlikte karar veririz. Arayanı bilgilendiren karşılama cümlesi ve kişisel verilerin maskelenmesi kurulumun parçasıdır.
Nereden başlamalı
En çok cevapsız kalan çağrı türünü düşünün: mesai dışı randevu talepleri mi, yoğun saatlerdeki adres ve fiyat soruları mı? Keşif görüşmesinde bu çağrılardan yola çıkar, size adım adım bir plan ve süre öngörüsü veririz. Maliyet, kapsama ve hacme göre değişir; keşif görüşmesinin ardından size yazılı bir teklif sunarız.