Fatura okuma otomasyonu: belgeden muhasebe kaydına
Versiyonbir Teknoloji
Ay sonu yaklaşırken masada bir yığın birikir: e-posta ile gelen PDF faturalar, taranmış fişler, kâğıt irsaliyeler. Her birini açar, tarihi, tutarı ve KDV'yi muhasebe programına elle girersiniz; yanlış girilmiş bir tutarı sonradan bulmak ayrı bir iş olur. Fatura okuma otomasyonu bu akışı değiştirir: belgeler okunur, kontrolden geçer ve tutarlı olanlar programınıza işlenir; tutmayan bir alan olursa kayıt işlenmeden size sorulur.
Belge geldiğinde ne olur
Fatura, fiş ve irsaliyeler taranarak ya da PDF olarak belirlediğiniz e-posta kutusuna veya klasöre gelir. Sistem her belgeden tarih, tutar, KDV ve karşı taraf gibi alanları okur. E-fatura ve e-arşiv belgeleri de, taranmış kâğıt belgeler de okunabilir.
Okunan her kayıt kontrol kurallarından geçer: toplamlar tutuyor mu, tedarikçi tanınıyor mu? Tutarlı olan kayıtlar Logo, Mikro, Netsis gibi muhasebe programınıza, programın bağlantı imkânına ya da içe aktarma dosyasına göre en uygun yöntemle işlenir.
Tutmayan bir şey olursa
Sistemi, okuyamadığı ya da tutarsız bulduğu bir alanı tahminle doldurmak yerine kaydı bekletip size soracak şekilde kurarız; kararı siz verirsiniz. Hangi farkın kabul edilebilir olduğunu ve kimin onay vereceğini süreç haritasında birlikte belirleriz. Ekibiniz veri girişi yerine kontrol ve karar gerektiren kayıtlara vakit ayırabilir.
Kurulum nasıl ilerler
- Keşif görüşmesi. Hangi belgelerin hangi kanaldan geldiğini, bugün nasıl işlendiğini ve hangi programı kullandığınızı dinleriz.
- Süreç haritası. Okunacak alanları, kontrol kurallarını, uyuşmazlıkta kime sorulacağını ve aktarım biçimini birlikte belirleriz.
- Kurulum ve entegrasyon. Belge okuma ve kontrol adımlarını kurar, muhasebe programınıza bağlarız; sonuçları geçmiş belgelerinizle karşılaştırarak deneriz.
- İşletme ve iyileştirme. Uyuşmazlık olarak size dönen kayıtları izler, yeni belge türleri ve tedarikçiler geldikçe kuralları güncelleriz.
En sık gelen belge türüyle başlarız; ilk tür çalıştıktan sonra diğerlerini ekleriz.
Sizden neler gerekir
Muhasebe programınıza erişim (Logo, Mikro, Netsis ya da kullandığınız başka bir program), belgelerin geldiği e-posta kutusu ya da klasör, birkaç örnek fatura ve hesap planı kurallarınız. Geçmiş belgeleriniz kurulumun en iyi sınavıdır: sonuçları onlarla karşılaştırarak deneriz.
Belgelerin işlendiği yer ve KVKK
Belgeler sizin hesabınızda ya da kendi sunucunuzda işlenebilir; yapay zekâ modeline yalnızca okunması gereken alanlar gider. Kişisel veri içeren belgelerde maskelemeyi ve saklama süresini kurulum sırasında KVKK'ya uygun belirleriz.
Fatura dışında
Aynı kurulum teklif ve sözleşmeleri de okuyabilir: riskli maddeleri işaretlenmiş bir özet önünüze gelebilir. CV ön eleme ve İK yazışmaları gibi belge yoğun işler de aynı akışa eklenebilir. Hangi belge türüyle başlayacağımızı keşif görüşmesinde birlikte seçeriz. Maliyet, kapsama ve hacme göre değişir; keşif görüşmesinin ardından size yazılı bir teklif sunarız.